Proposta elaborada no estágio de Psicologia Organizacional da UNASP. A gestão e os profissionais designados pela empresa conduzem a aplicação, a validação e o acompanhamento.
Como utilizar este material
Instrumentos de trabalho, sem descrições presumidas
O kit reúne instrumentos de trabalho, sem descrições presumidas de cargos. Os espaços em branco são campos de resposta. No Word, clique no campo ou substitua as linhas pelo texto e acrescente linhas às tabelas quando necessário. O PDF foi organizado para impressão em A4, tamanho real, sem ajuste de escala. Cada instrumento começa em uma página própria; o questionário (04) e a ficha de cargo (08) têm duas páginas cada.
Papéis na implantação
Gestão
Decidir pela implantação, designar o responsável interno, disponibilizar tempo e aprovar as atribuições.
Responsável interno
Organizar a coleta, sistematizar as respostas e coordenar as reuniões.
Lideranças e ocupantes
Explicar o trabalho, revisar as fichas e discutir interfaces.
Grupo de estágio
Entrega a proposta e os instrumentos. A empresa conduz a aplicação e as decisões.
Cuidados de uso
Investigue o trabalho real antes de decidir mudanças. Atividades compartilhadas podem expressar cooperação ou cobertura de turnos.
Atribuições técnicas devem ser discutidas com os profissionais competentes e respeitar o preparo e as competências.
Guarde questionários individuais com acesso restrito. O manual de circulação geral identifica cargos, sem nomes de funcionários.
A ciência dos documentos não equivale a avaliação de desempenho nem a alteração automática das condições de trabalho.
Ordem de preenchimento e aplicação
Da preparação à conferência final
Os números identificam as fichas do kit. A ordem prática inclui instrumentos que acompanham várias etapas e uma avaliação que deve ser repetida.
Preparação 01 → 02 → 03
Definir responsáveis e recursos; conferir cargos; comunicar a equipe.
Levantamento 04 → 05 → 06
Ouvir cada ocupante, esclarecer dúvidas e reunir as atividades por cargo.
Organização 07 → 08 → 09 → 10
Comparar atividades, redigir fichas, definir responsabilidades e coberturas.
Validação 11
Discutir e registrar aprovação ou ajustes. Repetir 07 a 10 se houver mudanças.
Avaliação inicial 14, antes de apresentar
Registrar a clareza percebida antes da orientação interna.
Apresentação e guarda 12 e 13
Orientar as equipes e disponibilizar apenas as versões vigentes.
Acompanhamento 15, durante todo o processo
Atualizar os indicadores a cada etapa.
Revisão 14 → 16 → 17
Após 30 dias de uso, comparar percepções, revisar documentos e conferir as entregas.
Cronograma sugerido: semana 1, fichas 01 a 03; semanas 2 e 3, 04 a 06; semana 4, 07 a 10; semana 5, 11; semana 6, avaliação inicial 14 e apresentação 12, com controle 13. Conte os 30 dias a partir do início efetivo de uso dos documentos aprovados, não da entrega do kit.
O controle 13 pode ser iniciado desde a primeira redação, distinguindo rascunhos de versões aprovadas. A ficha 17 pode ser consultada desde o início, mas só deve marcar uma entrega como concluída quando houver evidência.
Kit de implantação
Os 17 instrumentos
Toque em um instrumento para ver finalidade, quem preenche, campos da ficha, como preencher, exemplo e conferência.
Manual de instruções das fichas
Como preencher e guardar
Guia de aplicação pela empresa. O manual acompanha os 17 instrumentos, explica finalidade, responsáveis, preenchimento e uso dos registros. A empresa conduz a aplicação e as decisões; os estagiários entregam a proposta e os materiais de apoio.
Registro da implantação
Início do levantamento, início de uso dos documentos aprovados, revisão após 30 dias e cargo responsável pela implantação: campos para a empresa preencher com datas reais.
Word ou PDF
No Word, substitua as linhas pelos registros e acrescente linhas nas tabelas. No PDF, imprima em A4 e preencha à mão. Mantenha juntas as duas páginas dos instrumentos 04 e 08.
Escreva ações observáveis
Em vez de “faz tudo na recepção”, escreva “registra solicitações de agendamento no sistema e encaminha pedidos de encaixe à liderança”.
Quando faltar informação
Se não se aplicar, escreva “não se aplica”. Se ainda não estiver confirmada, registre a dúvida e o encaminhamento para esclarecimento.
Sigilo e cargos
Guarde os questionários individuais com acesso restrito. Nos documentos de circulação geral, identifique cargos e setores.
Ciência não é avaliação
A ciência registra recebimento e orientação. Atribuições técnicas e coberturas respeitam o preparo e as competências profissionais.
Todos os preenchimentos exemplificados são fictícios e didáticos. Eles não definem as atribuições reais dos cargos da empresa. A gestão deve discutir e validar as informações com os ocupantes e as lideranças antes de colocá-las em uso.
